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9割捨てて10倍伝わる「要約力」(著者;山口拓郎)

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今回取り上げる本は、『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』です。

 

「話をまとめるのが苦手!」と悩むビジネスパーソンに、「要約」の神髄をわかりやすくお伝えします。

 

著者の「山口拓郎」氏は、「伝える力研究所」所長。

 

ページ数は221ページありますが、10分にまとめて要点を解説していきます。

『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』の要点

本書の結論は以下の4つです。

 

  1. 要約とは「死んでも言っておきたいこと」
  2. 情報収集とは「見極める」こと
  3. 情報整理とは「グループ分け」すること
  4. 情報伝達は「ロジカルにわかりやすく」

 

以降で具体例を交えながら、深掘りして解説していきます

 

1つ目は、“要約とは「死んでも言っておきたいこと」”について。

 

本書は「要約」についてまとめたものですが、

そもそも、なぜ「要約」がそこまで重要なんでしょうか?

 

ひと言で言ってしまえば、要約力があると「デキるビジネスパーソン」になれるからです。

 

例えば、要約力があると「情報密度」を高めることができます。

 

想像してください。

 

つかみどころのない話をダラダラとしている人と、要点が明確でさっと話せる人では、断然後者の方が、仕事がデキそうじゃないですか?

 

これは、物事を要約できているので、話や文章の情報密度が高まり、質の高いアウトプットができている状態です。

 

とりわけ、現代は「スピード社会」です。

 

仕事の流れも、市場も、トレンドも、刻一刻と変化する社会において、情報を的確かつ、スピーディに要約できる人は、間違いなくデキるビジネスパーソンと呼ばれるでしょう。

 

逆に要約できない人は、文字通り、「仕事がデキない人」というレッテルを貼られてしまうのです。

 

そう考えると、これからの時代「要約力」は、ビジネスパーソンにとって、必須科目といっても過言ではありません。

 

さて、要約力の必要性はわかりました。ここで気になるのが、「そもそも要約って何?」ということです。

 

一般的には「まとめること」として捉えられていますが、著者の山口氏による要約の定義が、「死んでもこれだけは言っておく!」です。

 

おもしろいですね。

 

「これだけは言っておく!」ではなく、この「死んでも」が重要なんです。

 

なぜって、「死んでも」がつくことで、そこに覚悟が生まれ、そのことについて徹底して考え抜くことができるからです。

 

以上を踏まえると要約とは、「死んでも言いたいこと」をまとめることで、この力は変化の激しい時代において、必須スキルだったのです。

 

2つ目は、“情報収集とは「見極める」こと”について。

 

要約とは「死んでも言っておきたい」くらいにまとめることでした。

 

さて、ここからは、要約力を身につけるための具体的なステップに移りたいと思います。

 

著者の紹介するステップが次の3つです。

 

①情報収集

②情報整理

③情報伝達

 

まずは、①情報収集について解説しましょう。

 

要約を行う上で、まずやるべきことが、必要十分な情報を集めることです。

 

「必要十分」というのがポイントですね。

 

わたしたちの周りには、ありとあらゆる情報があります。

 

「人から聞いた話」「会議で打ち合わせしたこと」「書類や文書、データ」「新聞、書籍」「ウェブサイトやSNSの情報」など、多種に渡ります。

 

この入ってきた情報をすべて「大事な情報」として扱っていたら、時間がいくらあっても足りません。

 

そこで「必要十分」な情報を集めるために、情報処理をうまく進めます。

 

この情報処理でポイントになるのが「信頼できるソース」を集めることです。

 

そもそも入ってくる情報の信憑性が低ければ、要約に辿り着いたとしても、すべて水の泡となるからです。

 

ではどうしたら「信頼できるソース」を集めることができるのか?

 

それが「本質を見極める」ことです。

 

本質とは「物事の根本的な性質や姿」のことですが、この本質を見抜くために必要なのが「観察力」と「洞察力」です。

 

「観察力」とは、物事の状況や様子など、目に見える情報を「注意深く見抜く力」のことを指します。

 

「洞察力」とは、目に見える情報をヒントに、その骨格にあたる「目に見えない本質」を見抜く力のことを指します。

 

これら2つの力を鍛えることで、本質を見極める力が手に入るのです。

 

例えば、「AはB」という情報があったとしたら、まずは表面的な情報を注意深く観察します。

 

「AはBの根拠は?」「AがBになる確率は?」など、注意深く見ます。

 

そして、「AがB」になる確証を持つことで、本物かどうかが見極められるのです。

 

以上を踏まえると、要約の第一段階で行うことは、信頼できるソースから、本質を見極め、情報収集することでした。

 

3つ目は、“情報整理とは「グループ分け」すること”について。

 

要約力を身につける第一段階は、情報の精度を見極めることでした。

 

さて、次のステップは、「情報整理」です。

 

この情報整理で行うことは、「情報のグループ分け」です。

 

とここで、忘れてはいけないことがあります。

 

それが「相手にとって価値のある情報かどうか」という最終ゴールです。

 

なぜって、このゴールから逆算して考えないと「死んでも言っておきたいこと」にならないからです。

 

だから「相手にとって価値のある情報かどうか」を基準に考える必要があるんですね。

 

ではどうしたら、この基準に則りながら「情報のグループ分け」ができるのでしょうか?

 

その方法が「具体化グループ思考」です。

 

まず「具体化グループ思考」。

 

これは、情報整理のプロセスで最も重要と言われるもので、その都度最適な情報を取り出すことができるように、情報にタグをつけてグループ分けすることです。

 

ざっくり言っちゃえば、「あいうえお順」のように、わかりやすく並べることです。

 

「車」で例えましょう。

 

車には「セダン」「スポーツカー」「ワゴン」など、様々な種類があります。

 

「ワゴン」の中には「高級ミニバン」「ファミリーミニバン」「コンパクトミニバン」と分けることができます。

 

お客様が、「たくさん人を乗せられるけど、小回りが利く方がいい」という要望があれば、「コンパクトミニバン」という選択になります。

 

この車の例のように、グループ分けを頭の中でできれば合格です。

 

「じゃあ、どうすれば頭の中でできるようになるの?」という声が聞こえてきました。

 

その答えは「訓練」しかありません。

 

日頃から、あらゆる物事をグループ分けしてみましょう。

 

「映画」でもいいし、「小説」でもいいし、「音楽」でもいいので、ジャンル別にグループ分けします。

 

難しく考える必要はなく、ただ意識するだけで、具体化グループ思考ができるようになるといいます。

 

これらを踏まえ、情報整理するには、日頃から「グループ分け」する癖をつけておくことで「死んでも言っておきたいこと」に近づくんです。

 

4つ目は、“情報伝達は「ロジカルにわかりやすく」”について。

 

要約力を高める第二段階は、「情報をグループ分けすること」が重要でした。

 

さて、いよいよ最後となります。

 

最後は、要約力の最終段階「情報伝達」です。

 

この「情報伝達」で何が一番重要かというと、「相手に簡潔に伝える」ことです。

 

やってはいけないのが「話しすぎ」や「言葉足らず」です。

 

これは、伝え下手になる二大要素とも呼ばれ、気をつけなければならないものです。

 

「話しすぎる」と相手の時間を奪った上に、「結局何が言いたいの?」と思われておしまいです。

 

「言葉足らず」は、文字通り、相手に必要な情報が足りないため、「で、どういうこと?」となってしまいます。

 

みなさん思い出してください。「死んでもこれだけは言っておく」ですから、話しすぎ、言葉足らずは、御法度なんです。

 

じゃあ、どうやって話せば簡潔に伝わるのか?

 

それが「幹→枝→葉」の順で話します。

 

「幹」とは、みなさんもうご存じの「死んでもこれだけは言っておく」です。

 

「枝」「葉」は、「幹」の内容を具体化した詳細情報のことです。

 

例えば、「マイホームを買う」という「死んでも言っておきたいこと」があったとしたら・・・

 

幹「マイホームを買ったんだ」

枝「ローンが通るか心配してたんだ」

葉「でも、通ったから安心したよ」

 

といった具合です。

 

この話し方を知っておくと、簡潔に伝わるでしょう。

 

さて、話し方の手順がわかったところで、本書は要約についての本。

 

みなさん、究極の要約と言えば何でしょうか?

 

そうです、「ひと言」ですね。

 

まあ、実際ひと言にするのは難しいのですが、ひと言に近いくらいの要約であれば、もう相手を虜にできるでしょう。

 

著者の山口氏が伝授する、ひと言で伝わるテンプレートをご紹介しましょう。

 

それが、「用件+結論優先型」です。

 

まず「用件」を伝え、次にその用件の「結論」を述べます、

 

そして、その結論の「理由」を述べ、最後に結論についての「詳細」を話します。

 

「用件」→「結論」→「理由」→「詳細」という順です。

 

この順で話していくと論理的になり、相手にとてもわかりやすく伝わるのです。

 

以上を踏まえ、要約力を高める最終段階は、論理的に話を構成することが重要だったのです。

 

『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』のまとめ。

 

  1. 「死んでも言いたい!」くらいの気持ちでまとめましょう。
  2. まずは「信頼できるソース」を探しましょう。
  3. 常に「グループ分け」をして、思考を鍛えましょう。
  4. 伝え方の「ロジック」を身につけましょう。

 

この動画では、『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』の超重要なポイントのみに絞って解説してきました。

まだ読んでない人は、この機会にぜひ読んでみてくださいね。